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Buchungstool: 6 Tipps für das perfekte Softwaretoolset

Perfekte Softwaretools wie das mytizer Buchungstool

Mit den richtigen Tools perfekte Abläufe erschaffen!

Für Unternehmen sind durchdachte und individuelle Softwaretools der entscheidende Weg zu wachsen und langfristig erfolgreich zu sein. Wir erklären dir, wie du bei der Softwareauswahl deiner Tools am besten vorgehst.

Softwaretools wie z.B. ein Buchungstool sind entscheidend für deinen Erfolg

Funktionen - Buchungsmaschine Das online Buchungssystem mytizer
Ein Buchungstool zum Beispiel ist dabei sehr entscheidend. Im Jahr 2022 ist die richtige Auswahl an Softwaretools ein absolutes Muss.

Benötige ich für mein Unternehmen Softwaretools?

Ohne die richtige Software kann selbst das kleinste Unternehmen heutzutage nicht mehr erfolgreich bestehen. Kleine und mittlere Unternehmen nutzen einer Datenerhebung von 2021 zufolge im Schnitt 73 Softwaretools. Bei Großunternehmen sind es durchschnittlich 175 Tools! Es lohnt sich also, einmal genauer hinzusehen, welche Arbeitsbereiche du mithilfe von Software entlasten kannst. Glaube mir deine Mitarbeiter und Kunden werden dir dafür dankbar sein.

Was muss ich bei Softwaretools beachten?

Für die Abwicklung von langfristigen Prozessen solltest du die Tools gut aufeinander abstimmen. Mache dir vorab eine Liste deiner Abläufe und sprich mit deinen Mitarbeitern in welchen Bereichen sie eine Entlastung benötigen. Sei es, dass das Telefon, während der Arbeit mehrfach am Tag klingelt, die unzähligen E-Mails, die noch beantwortet werden müssen, die Kunden, die vor Ort auf ihren Termin warten müssen. Es gibt viele Alltagsbeispiele, die Verbesserungspotential haben.

Dabei kommen dir sicherlich viele Fragen auf. Welche Art von Softwaretools braucht mein Unternehmen? Welche Bereiche profitieren von der Automatisierung und Optimierung am meisten? Ist dieses Tool auch langfristig die richtige Wahl für mein Unternehmen?

Und die zwei wichtigsten Fragen: Arbeiten die gewählten Tools gut zusammen und passen sie zu mir? Und was kostet mich die Lösung?

Was muss ich bei der Zusammenstellung alles beachten?

Erstelle dir einen Plan und eine Strategie, bevor du loslegst und auf Software Shoppingtour gehst. Wir zeigen dir auf wie ein solcher Plan aussehen kann und was du bei der Softwareauswahl bedenken solltest.

Funktionen - All in One Das online Buchungssystem mytizer

Mit diesen 6 Tipps erstellst du das perfekte Software-Toolset:

  1. Überblick verschaffen!

– Welche Arbeitsbereiche soll ich automatisieren?

  2. Hör auf deine Mitarbeiter und Kunden?

– Mit welchen Tools kann ich meine Mitarbeiter entlasten? Wie steigere ich die Zufriedenheit meiner Kunden?

  1. Lösungen abwägen!

– Benötige ich eine All-In-One Lösung oder eher doch eine Lösung für einzelne Prozesse?

  1. Die Community spricht!

– Passt mein erstes Bauchgefühl mit den Rezensionen und Bewertungen zusammen?

  1. Kauf dir Expertise und Qualität!

– Überzeugt mich der Kundenservice direkt und stimmt die Softwarequalität?

  1. Plane langfristig!

– Habe ich alle Kriterien in meine Planung mit einbezogen?

Wie wähle ich die richtigen Softwaretools aus?

1. Überblick verschaffen!

Finde heraus welche Prozessen es Sinn macht zu automatisieren.

Betrachte die wichtigsten Abläufe in deinem Unternehmen und unterteile diese in einzelne Schritte. Nutze dafür am besten ein Blatt Papier und skizziere den Ablauf in einzelne Schritte – oder ein paar Haftnotizen eignen sich dafür ausgezeichnet. Sortiere diese anschließend der Abfolge nach und suche nach den Schwachstellen.

Überlege dir, wie die verschiedenen Schritte innerhalb des Ablaufs zusammenhängen und mit den anderen Arbeitsbereichen interagieren. Frage dich an welchen Schrauben kann ich noch drehen, um alles effizienter zu gestalten?

  • Gibt es Bereiche, in denen ein Prozess langsam läuft?
  • Finden in den Prozessen mehrere Übergänge z.B. zwischen Mitarbeitern und Kunden statt?
  • Ist ein bestimmter Prozess viel zu lang deiner Ansicht nach?

Mit diesen Fragen findest du Arbeitsbereiche, in denen deine Prozesse an Effizienz verlieren. Jede Schwachstelle, die du dabei findest, bietet dir Möglichkeit zur Digitalisierung und Automatisierung. Beispielsweise sind bei einer Kartbahn knapp 80 % der Anfragen per E-Mail und Telefon Buchungsanfragen. Du und deine Mitarbeiter sind damit beschäftigt Telefonate zu führen und E-Mails zu beantworten, wenn es exakt für diesen Prozess automatisierte Buchungstools gibt. Mit der Einführung eines Buchungstool erleichterst du den Arbeitsprozess der Terminfindung für deine Kunden und du kannst dich auf den Kunden vor Ort fokussieren.

Exklusiver Spar-Tipp:

Vergiss bei deinen Überlegungen nicht die betrieblichen Faktoren. Gibt es extrem komplexe Prozesse mit Fehlerkosten oder einem höheren Risiko für menschliche Fehler? Gibt es Software, die auf veralteten Systemen laufen oder nicht mehr ganz up to date sind? Wird die Lösung allmählich zu teuer?

Oftmals lohnt es sich schon, aufgrund des Sparpotentials schon nach neuen Lösungen wie ein Buchungstool zu suchen. Oder auch mal den Kundenservice anzurufen und ihm klar zu machen, dass du bereits seit Jahren Kunden bist und du ein tolles Angebot von der Konkurrenz hast.

2. Hör auf deine Mitarbeiter und Kunden!

Die Meinung deiner Mitarbeiter und Kunden sollte eine große Rolle spielen.

Frag deine Mitarbeiter nach Abläufen, die aus ihrer Sicht verbessert werden können. Deiner Mitarbeiter sind im Tagesgeschäft der entscheidende Faktor. Dadurch bekommst du nicht nur wertvolle Tipps für effizientere Abläufe, du gibst deinen Mitarbeiter auch das Gefühl der Wertschätzung. Respektiere die Meinung deine Mitarbeiter, nutze die gewonnen Ansicht und entlaste deine Mitarbeiter mit Tools.

  • Gibt es Bereiche, in denen ich meine Mitarbeiter unterstützen kann?
  • Welche Abläufe verärgern meine Mitarbeiter?
  • Und was sagen meine Kunden?
  • Was steht in den Bewertungen?

Ein typisches Beispiel, das in der Coronapandemie entstanden ist: Deine Mitarbeiter mussten neben ihren eigentlichen Aufgaben noch die jeweiligen Hygiene- und Impfbeschränkungen kontrollieren. Beim Einlass ins Restaurant muss ein Kontaktnachverfolgungsbogen ausgefüllt werden, durch die Einführung von standardisierten Apps konnte via QR Code der aktuelle Schutz und die Kontaktdaten ausgelesen werden. Somit hast du die Arbeit deiner Mitarbeiter erleichtert, die sich eigentlich auf den Service und die Kunden konzentrieren sollten. Deinen Kunden hast du somit das Ausfüllen des Papierkrams erleichtert. Mitarbeiter als auch Kunden waren somit zufrieden. 

Ein weiterer wichtigerer Indikator sind die Bewertungen deiner Kunden. Analysiere die Meinung deiner Kunden und überlege dir, ob du die kostenfreien Tipps umsetzen kannst.

Exklusiver Unternehmer-Tipp:

Vergiss nicht, dass der Erfolg deines Unternehmens von deinen Mitarbeitern und Kunden ausgeht!

„Kunden stehen nicht an erster Stelle. Mitarbeiter stehen an erster Stelle. Wenn Sie sich um Ihre Mitarbeiter kümmern, kümmern sie sich um die Kunden“ sagt Richard Branson. Natürlich bleibt der Kunde König, aber die Mitarbeiter sind die Botschafter einer Marke. Ob der Mitarbeiter den Kunden mit einem Lächeln oder mit einem Seufzer anspricht, macht einen großen Unterschied.

3. Lösungen abwägen!

Triff die Auswahl zwischen branchen- und prozessspezifischen Tools.

Branchenspezifische Tools sind exakt auf Branchen abgestimmt, während prozessspezifische Tools Abläufe effizienter gestalten und in der Regel günstiger sind.

Branchenspezifische Tools umfassen zum Beispiel Bankensoftware, Fitnessstudiosoftware oder Bausoftware.

Zu den prozessspezifischen Tools gehören beispielsweise Buchungstools, Software zur Rechnungserstellung, Email-Automatisierungssoftware oder CRM-Software.

Triff bei deiner Auswahl die Entscheidung, ob die Probleme spezifisch die komplette Branche betreffen oder nur einzelne Abläufe bei dir. Wenn du beispielsweise Physiotherapeut bist und während deiner Öffnungszeiten permanent das Telefon klingelt, weil ein Kunde einen Termin buchen möchte, dann macht ein Buchungstool Sinn. Oder du bist Veranstalter von Events und möchtest auch kurzfristig bei dir dazu einladen, dass Tickets gebucht werden, dann bietet ein Ticketshop oder auch Buchungstool Abhilfe dafür. Dabei wird nur ein Arbeitsbereich automatisiert und digitalisiert und du benötigst nur eine prozessspezifische Buchungstool Software.

Exklusiver Unternehmer Tipp

Überlege dir, ob du eine All-in-One Lösung oder aber spezialisierte Tools bevorzugst. Möchtest du eine individuelle Lösung, soll diese also erweitert werden können mit Schnittstellen, Funktionen, etc. oder soll es eine fertige Softwarelösung sein, die man nur noch mit Daten pflegt? Hier sind weniger deine internen Prozesse eine Herausforderung, sondern mehr die betrieblichen Verpflichtungen wie Zeitplan, Ressourcen, Kapazitäten und das Budget.

4. Die Community spricht!

Die Community hilft dir in der Regel mit Bewertungen und Erfahrungsberichten.

Kleine und mittelgroße Unternehmen, die vor der Entscheidung stehen eine Softwarelösung bei sich einzuführen, entschließen sich zu einem schnelleren Kauf einer Softwarelösung, wenn sie die Bewertungen und Erfahrungsbericht des Unternehmens zu Rate zogen.

So kannst du Nutzerbewertungen bei der Softwaresuche optimal nutzen:

  • Suche nach Bewertungen, die sich nur auf deine Branche oder Prozesse beziehen.
  • Suche nach Bewertungen, die die Stärken und Schwächen des Tools hervorheben.
  • Such nach wiederkehrenden Punkten in den Bewertungen, beispielsweise häufiges Lob oder Kritik für bestimmte Funktionen, die Benutzeroberfläche oder die Benutzerfreundlichkeit.

Schau dir Bewertungsportale wie Proven Expert oder Trusted Shop an. Diese können dir den ausschlaggeben Grund liefern dich nähermit der Software auseinanderzusetzen. Aber auch Google, Facebook und App Store Bewertungen sind ein wichtiges Indiz für die Relevanz der Software.

Beispielsweise kannst du aus den Kommentaren von Nutzern wertvolle Eindrücke für dich gewinnen, wie hier „Seitdem wir auf das Buchungstool umgestiegen sind, konnten wir die Umsatzverluste für nicht erschienene Reservierungen kompensieren, da das Buchungstool 24/7 Terminanfragen für unsere Kunden einbucht. Das verschafft mir und meinen Mitarbeitern wertvolle Zeit für die Kunden vor Ort. Außerdem bietet uns der Softwarepartner, Software nach unseren individuellen Bedürfnissen.“

Lies dir ein paar positive sowie negative Bewertungen gründlich durch und schlussfolgere für dich, ob die Softwarelösung die Richtige ist.

Exklusiver Software-Tipp:

Versuche, mit Unternehmen in Kontakt zu treten, die diesen Softwareanbieter bereits nutzen. Sie können dir von ihren Erfahrungen in der Praxis erzählen und mögliche Zweifel ausräumen. Stell ihnen Fragen zum Produkt und zum Service und Support: Musste die Lösung an ihre Anforderungen angepasst werden? Wenn ja, warum? Wie zeitaufwändig war die Implementierung? Wie hilfsbereit ist der Support? Welche Kosten fallen während der Nutzung an? Gab es Rückmeldungen von Endnutzern? Funktionen, etc. oder soll es eine fertige Softwarelösung sein, die man nur noch mit Daten pflegt? Hier sind weniger deine internen Prozesse eine Herausforderung, sondern mehr die betrieblichen Verpflichtungen wie Zeitplan, Ressourcen, Kapazitäten und das Budget.

5. Kauf dir Expertise und Qualität!

Prinzipiell gilt bei Softwaredienstleistungen und -Lösungen: „Wer billigt kauft, kauft zweimal“

In der Praxis hat sich dieser Satz mehr als bewahrheitet. Wir erhalten von zahlreichen Kunden Anfragen, dass sie mehr als unzufrieden mit ihren bisherigen Softwareanbietern sind. Einmal ist das Problem die Softwarelösung selber, ein anderes Mal bietet der Support und Service nicht das, was er verspricht.

Wer auf gute Softwarequalität setzt, sollte auch bereit sein dafür zu zahlen.

Exklusiver Experten-Tipp:

Schau dir auf der Homepage Zertifikate und Siegel an. Hat sich das Unternehmen durch Siegel wie z.B. Fair.Digital, Made in Germany oder andere Siegel ausgezeichnet?  Hat das Unternehmen Preise für z.B. Kundenzufriedenheit oder Qualität gewonnen? Ist das Unternehmen ein in Deutschland ansässiges Unternehmen und zeichnet sich vielleicht sogar mit dem Hosted in Germany Siegel aus? Empfehlen andere seriöse Anbieter das Unternehmen als Partner? Lässt das Unternehmen in Deutschland entwickeln und erfüllt zu 100 % DSGVO Normen?

6. Plane langfristig!

Damit du nicht auf zusätzliche Probleme stößt, wenn dein Unternehmen wächst, solltest du beim Zusammenstellen deiner Software-Tools langfristig denken.

Als Beispiel dient uns Emilia Gabriel, die Gründerin einer Marketingagentur. Ihr Unternehmen setzte eine beliebte Software zur Planung der Veranstaltung und Eingang der Buchungsanfragen ein. Sobald sie mehr als 2.000 Abonnenten hatten, wurde das Tool jedoch zu kostspielig und sie hatten keine andere Wahl, als zu einem anderen Buchungstool Anbieter zu wechseln.

Damit dir nicht auch solch ein Fehler passiert, achte auf die folgenden Kriterien:

Anpassungsmöglichkeiten: Es ist von Vorteil, wenn du eine Softwarelösung im Laufe der Zeit an deine individuellen Bedürfnisse anpassen kannst. So kannst du beispielsweise Zusatzfunktionen hinzufügen, wenn dein Unternehmen nach einiger Zeit neue Produkte oder Dienstleistungen anbietet.

Skalierbarkeit: Wenn dein Unternehmen wächst und neue Standorte, neue Mitarbeiter und viel mehr Datenmengen hinzukommen, wird die Software auch in der Regel teurer. Passt der Preisanstieg proportional zur zusätzlichen Leistung? Die wachsende Datenmenge sollte die Software deiner Wahl ebenfalls problemlos bewältigen können.

Integrationsmöglichkeiten (Offene API): All deine Tools sollten Schnittstellen zu Drittanbieter-Integrationen ermöglichen. Dies ermöglicht den nahtlosen Datenaustausch zwischen den Tools und erleichtert die Arbeitsabläufe.

Kosten: Manche Tools werden zu teuer, wenn deine Anforderungen sich ändern. Sprich daher mit dem Anbieter nicht nur über die aktuellen Preisoptionen, sondern auch über diejenigen, die du in der Zukunft benötigen könntest.

Exklusiver Unternehmer-Tipp

Wie bereits angesprochen – triff all diese Entscheidungen nicht alleine, sondern beziehe dein Team und deine Mitarbeiter mit ein. Zur Erinnerung: Bei prozessspezifischen Tools ist es eindeutig, um welche Mitarbeiter es sich handelt. Bei branchenspezifischen Tools hilft ein Blick darauf, welche Teams von der Herausforderung am stärksten betroffen sind. Gleichzeitig können sie gut einschätzen, wie sich ihre Anforderungen im Laufe der Zeit entwickeln werden.

Endgültige Entscheidung

Du hast mehrere Tools wie z.B. ein Buchungstool von Anbieter A, B, C und D in der Auswahl, dann konkretisiere deine Entscheidung:

  • 3 – 5 Anbieter zur Auswahl: Notiere und vergleiche Faktoren wie den Preis, Bereitstellungs- und Supportoptionen, Integration, Funktionsumfang, Bewertungen und Schulungsangebote.
  • Teste die Software, wenn möglich: Nutze die kostenlose Testversion oder schau dir die Produktvorführung auf YouTube an. So gewinnst du einen ersten Eindruck davon, wie sich die Lösung in der Praxis bewährt. Gib deinen Teams die Gelegenheiten, die Testversionen zu nutzen und eventuelle Bedenken zu äußern.
  • Vereinbare eine Demo: Vereinbare eine Produktpräsentation mit dem Anbieter, so hast du auch immer die Möglichkeit nachzufragen, am Preis zu verhandeln oder wertvolle Tipps zu erhalten. Oftmals gibt es noch Fördermöglichkeiten zur Finanzierung, die man in einem Gespräch herausfinden kann.
Dein Online Buchungssystem Beratung - All in One

Fazit!

Die Auswahl des für dich perfekten Softwaretools braucht Zeit und interne Abstimmung mit dem Team. Du musst dir im Klaren sein, was dein Budget ist, welche Funktionen du benötigst und ob dir guter Support und individuelle Beratung wichtig ist.

Um herauszufinden, ob das mytizer Buchungstool für dich die richtige Lösung ist, melde dich einfach hier oder buche dir einen persönlichen Beratungstermin

Wir sind da, um zu helfen. Unser Support ist für dich da!  Aktuelle Fördermöglichkeiten zur Digitalisierung findest du hier

 

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