Brauche ich ein Online-Buchungssystem?
Viele Unternehmen haben zwar eine Webseite, nutzen diese aber nur als digitale Visitenkarte. Sie sind somit rund um die Uhr für ihre Kunden mit Infos wie Preis, Leistungen und Anfahrt präsent, vergessen aber, dass sie ihre Kunden mit einer direkten und verbindlichen Buchung sofort abholen könnten.
Aber ist es wirklich so, dass ein Online-Buchungssystem dir dabei hilft direkt über die Webseite eine höhere Auslastung zu erzielen und mehr Kunden für dich einbucht? Wie entscheidest du, ob du wirklich ein Buchungssystem brauchst?
Wissenswertes über Buchungssysteme:
Was ist ein Online-Buchungssystem?
Ein Online-Buchungssystem unterstützt dein Unternehmen dabei Terminanfragen deiner Kunden direkt einzubuchen. Somit hat dein Kunde einen Termin zu einer festen Uhrzeit verbindlich gebucht und eventuell auch schon gezahlt. Dieser Termin kann nicht mehr von anderen Kunden gebucht werden.
Was Unterscheidet ein Online-Buchungssystem von einem Kontaktformular?
Im Unterschied dazu ist ein Kontaktformular eine einfache Anfrage ähnlich wie eine vorgefertigte E-Mail. Die Terminanfrage deines Kunden ist ähnlich einer Reservierungsanfrage. Der manuelle Aufwand ist wesentlich höher, da du überprüfen musst, ob du an dem Tag noch freie Plätze hast. Im Anschluss gibst du deinem Kunden eine persönliche Rückmeldung. Hierbei kann es zu einem so genannten E-Mail Ping Pong kommen, bei dem du deinem Kunden einen alternativen Termin nennst, dieser wiederum darauf antworten muss. Die Kommunikation ist erschwert, zeitaufwendiger und mit mehr Personalaufwand verbunden.
Was kann ein Buchungssystem neben der Online-Buchung noch alles?
Im Idealfall bietet dir die deine Lösung darüber hinaus auch weitere Funktionen wie z.B. Kontaktdaten einspeichern, Sofort Online Zahlen, Statistiken anzeigen, Ressourcen verwalten, Benachrichtigungen versenden, Gutscheine oder Rabattcodes einpflegen und viele weitere nützliche Funktionen.
Vor allem musst du dir am Anfang klar sein, was du für ein System brauchst und welche Funktionen für dich wichtig sind. Sollen deine Kunden über das System direkt zahlen? Benötigst du zu anderen Systemen noch Schnittstellen? Möchtest du zusätzliche Produkte wie z.B. Essen und Trinken als Zusatzpaket verkaufen? Möchtest du den Buchungsprozess gerne auf deine Homepage integrieren?
Viele Anbieter mit vielen Lösungen!
Es gibt viele Lösungen von unterschiedlichen Anbietern auf dem Markt. Am besten lässt du dich zu deinem gewünschten Online-Buchungssystem professionell beraten. Einige Anbieter arbeiten auch mit staatlichen Institutionen wie dem BMWK (Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz) oder Banken wie der KfW zusammen. Aktuell gibt es noch viele interessante Fördertöpfe, staatliche Zuschüsse und Innovationskredite, die dir den Einstieg in die Digitalisierung deines Buchungsprozesses ermöglichen.
Brauchen meine Kunden Online-Buchung und direkte Zahlung?
Ein Kontaktformular oder eine E-Mail lösen meine Probleme, wenn ich mal telefonisch nicht erreichbar bin…weit gefehlt! Versetz dich dabei in die Lage deiner Kunden. Dir kommt sicherlich folgende Situation bekannt vor:
Du bist auf der Suche nach einem Event für den Junggesellenabschied deines besten Freundes und du suchst nach spaßigen Veranstaltungen. Sollen wir Lasertag spielen, Kart fahren, Paintball spielen oder doch lieber ein Escape Room lösen? Du besprichst es mit deinen Freunden und ihr einigt euch auf Kart fahren. Nachdem ihr euch auf ein Rennevent mit Siegerehrung und Verpflegung geeinigt habt und ein Datum festgelegt habt, vergleichst du zwei Anbieter in deiner Nähe und deren Preise. Bei Anbieter A, dessen Seite dir auf Anhieb besser gefallen hat, rufst du direkt an und möchtest das Formel 1 Rennen buchen, jedoch geht niemand ans Telefon ran, da die Öffnungszeiten von 12 – 22 Uhr sind und es aktuell kurz nach 10 ist. Du schreibst also eine E-Mail mit deinem Anliegen. In der Zwischenzeit schaust du bei Anbieter B auf der Homepage nach. Du rufst an und aktuell ist niemand telefonisch erreichbar und füllst das Kontaktformular aus. Du suchst nach weiteren Kartcentern in deiner Nähe, da du das Thema gerne erledigt haben möchtest. Du findest Anbieter C, der ein Online-Buchungssystem besitzt. Direkt legst du das Datum fest und findest noch freie Plätze für ein Rennen. Du meldest dich im Newsletter an und erhältst einen 5 € Gutschein und buchst direkt deinen bevorzugten Termin. Nach Abschluss der Buchung erhältst du eine E-Mail mit einer Buchungsbestätigung sowie einer Rechnung, da du direkt per Kreditkarte gezahlt hast. Du schickst die Buchungsbestätigung an deine Freunde weiter und diese speichern den Termin im Kalender ein. Nach etwa 2 Stunden ruft dich Anbieter A zurück und du erklärst ihm, dass das Thema erledigt ist und nach 5 Stunden erhältst du von Anbieter B eine E-Mail, dass an dem Tag zu der Uhrzeit keine Plätze mehr frei sind. Ein gut angepasstes und durchdachtes System kann so einfach sein!
Ersetzt das Online-Buchungssystem mich und meine Mitarbeiter?
Nein niemals. Deine Lösung soll dich und dein Team dabei unterstützen den Fokus auf den Umgang mit dem Kunden zu legen. Es bietet dir eine weitere Alternative deine Leistungen zu buchen. Vor allem außerhalb der Öffnungszeiten und wenn gerade niemand telefonisch erreichbar ist entfalten sich die Vorteile eines Online Buchungssystems. Sicherlich wirst du auch auf viele Kunden treffen, die nach besonderen Leistungen oder Veranstaltungen im größeren Rahmen wie z.B. Firmenevents anfragen und diese persönlich telefonisch beraten werden, aber für die meisten Kunden ist der Weg von der Google Suche über die Homepage bis zum Abschluss durch die online Buchung der einfachere und schnellere Ablauf. Ein sehr gut funktionierendes Buchungssystem sollte immer auf dein Unternehmen angepasst werden, damit es dich und dein Team bei deinen täglichen Aufgaben ergänzt.
Aber warum nutzt noch nicht jedes Dienstleistungsunternehmen ein Online-Buchungssystem?
Immer häufiger fällt auf, dass es noch immer viel zu wenige Unternehmen gibt, die ihre Dienste nicht online buchbar anbieten. Warum dies verschwendetes Potenzial ist und welche Gründe dafür sprechen ein Online-Buchungssystem zu nutzen wird anhand der folgenden 5 Aussagen erklärt.
Die Top 5 "Klischees und Vorurteile" zu Online Buchungssystemen
1. „Online-Buchungssysteme sind teuer"
Um eins vorneweg zu nehmen, Dienstleistungen kosten in der Regel Geld – tun sie das nicht, sollte man kritisch hinterfragen was da mit den eigenen Daten geschieht. Es gibt jedoch deutliche Unterschiede in der Bedeutung „teuer“.
Ein gutes Online-Buchungssystem musst du als Investition sehen. Ist es erst einmal eingerichtet, erleichtert es dir die Arbeit ungemein, indem es dich bei deinen täglichen Arbeiten unterstützt. So kann ein gutes Online-Buchungssystem wie zum Beispiel das von mytizer, deine Buchungen online abwickeln, Informationen für deine Kunden online bereitstellen, nach einer Buchung durch den Kunden automatisch eine Buchungsbestätigung an den Kunden versenden und im Anschluss nach erfolgter Online Zahlung Rechnungen erstellen und versenden. All das kostet im beruflichen Alltag Geld und Zeit. Langfristig gesehen ist ein Online-Buchungssystem eine gute Investition, wenn man es auf sein Unternehmen richtig angepasst hat.
Des Weiteren gibt es viele Förderprogramme von Bund und Ländern, die insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen bei der Digitalisierung eines Online-Buchungssystems mittels Zuschüsse und Darlehen unter die Arme greifen. Beispiele dafür sind die Programme „Digital Jetzt“ vom BMWK und falls zutreffend die Überbrückungshilfen ebenfalls vom BMWK.
Mittels dieser Förderprogramme können die Kosten für Online-Buchungssysteme bis zu 100% übernommen werden und eine Individualisierung auf dein Unternehmen vorgenommen werden.
2. „Online-Buchungssysteme sind unflexibel"
Der Mythos, dass Online-Buchungssysteme nur wenig flexibel sind, hält sich hartnäckig. Dabei ist ein gutes Online-Buchungssystem genau das Gegenteil von unflexibel: Es bietet dir unbegrenzt viele Möglichkeiten deine Dienstleistung online anzubieten.
Einer der Punkte die häufig bemängelt werden ist, dass die Nutzung von einem Online-Buchungssystem den Anbieter oft in seiner Flexibilität einschränkt. So kursieren oft veraltete Ansichten über die Funktionen. Zum Beispiel der Irrglaube, dass ein Online-Buchungssystem keine flexiblen Zeiten abbilden kann. Die heutigen, modernen Buchungssysteme sind in der Lage, schnell und flexibel geändert und angepasst werden zu können. So können beispielsweise an jedem Wochentag unterschiedliche Öffnungszeiten hinterlegt werden. Bei Bedarf können diese schnell und einfach abgeändert werden und auch kurzfristige Änderungen von Schließtagen sind möglich. Sollte also Personalmangel herrschen oder ein Mitarbeiter kurzfristig krank werden, lässt sich das in einem Online-Buchungssystem schnell ändern. Aber auch immer wiederkehrende Schließzeiten können systemseitig hinterlegt werden, wie zum Beispiel jährlich wiederkehrende Schließtage über Weihnachten.
3. „Das Online-Buchungssystem passt nicht zu meinem Unternehmen"
Häufig nutzt man eine Software und wünscht sich eine Erweiterung, weil die Software damit noch besser für den eigenen Alltag nutzbar wäre. Das muss nicht länger nur Wunschdenken bleiben!
Fast alle Anbieter für Online-Buchungssysteme auf dem Markt bieten vorgefertigte Lösungen mit starren Prozessen und erweiterbaren Modulen, die dazu gekauft werden können. Nur das mytizer Online Buchungssystem ist dafür ausgerichtet mit Funktionen für unterschiedliche Anforderungen individualisiert werden zu können. Durch unser Entwicklungsteam können Sonderanfertigungen vorgenommen werden und gewünschte Module ergänzt, um sich so sein individuelles Online-Buchungssytem selber anzupassen. Die mytizer Kunden sind direkt in den Entwicklungsprozess involviert und können jederzeit die für ihn entwickelten Funktionen einsehen.
Die Änderungen sind sofort nach dem Entwicklungsprozess online sichtbar und sind Sekunden später für jeden Kunden online einsehbar. Selbst Dienstleistungen und Tarife lassen sich mit einem guten System individuell gestalten und immer wieder anpassen. Einige Unternehmen haben, um die Auslastung besser über die Woche zu verteilen, abweichende Preise am Wochenende und unter der Woche. Auch solche Anpassungen sind für moderne Online-Buchungssysteme leicht umzusetzen. In manchen Branchen ist es sinnvoll eine minimale und maximale Teilnehmerzahl festzulegen. Auch das lässt sich flexibel und jederzeit mit einem Online Buchungssystem umsetzen.
Letztlich entscheidest du als Nutzer, was deine Buchungsplattform kann – nicht das System entscheidet wie deine Prozesse zu laufen haben. Dies sind nur einige der vielen Beispiele, die aufzeigen wie flexibel Online-Buchungssysteme heutzutage sind. Der Leitsatz lautet „Nichts ist unmöglich“.
4. „Unser Unternehmen ist zu klein für ein Online-Buchungssystem"
Oft höre ich, dass Unternehmer sagen, ihr Unternehmen sei zu klein für ein Online-Buchungssystem. Dabei kann ein Online-Buchungssystem ganz besonders kleinen Unternehmen den größten Mehrwert bieten.
Kleine Unternehmen haben häufig wenig Personal zur Verfügung. Somit werden die täglich anfallenden Arbeiten auf wenige Schultern verteilt: Eingehende E-Mails beantworten, Telefonate annehmen, Reservierungen annehmen und notieren, Kunden vor Ort betreuen, Bestellungen vornehmen, Rechnungen schreiben und noch vieles mehr. Gerade hier kann ein gutes Online-Buchungssystem für eine riesige Entlastung sorgen: Es werden deutlich weniger E-Mails oder Telefonate mit Buchungsanfragen reinkommen. Aus unverbindlichen Reservierungen werden verbindliche Buchungen, die automatisch in das Online-Buchungssystem eingespeichert werden. Und das Beste: Die Rechnungen werden bei einer Online Bezahlung automatisch erstellt und deinen Kunden zugesendet. Du hast jederzeit Zugriff auf alle Rechnungen und kannst sie ganz einfach am Ende des Monats deinem Steuerberater zusenden. Somit erfolgt mehr Entlastung im Arbeitsalltag und mehr Zeit für deine Kunden vor Ort.
5. „Ich habe bislang nicht die Zeit gehabt mich mit Buchungslösungen auseinanderzusetzen"
Zeit ist das wertvollste Gut das wir Menschen haben, also nutze sie sinnvoll. Wir von mytizer vertreten den Ansatz, dass jeder Mensch sich so viel Freiraum wie nur möglich schaffen soll. Häufig gelingt dies mit der Einstellung weiterer Mitarbeiter, womit aber auch jede Menge finanzielle Verpflichtungen und personelle Verantwortung mit einhergehen.
Wieso also nicht auf digitale Produkte setzen, die dir bei den täglich anfallenden Arbeiten unter die Arme greifen? Du kannst sicher 30 Minuten deiner wertvollen Zeit investieren, um daraus jahrelang Zeit für dich zu gewinnen. In einem 30-minütigen Online Meeting klären wir deine Fragen zum Thema Online-Buchungssystem und können dir anhand unserer Demo einen Einblick in das flexibelste und individuellste Online-Buchungssystem von mytizer geben. Im Fokus steht dabei dein Unternehmen. Wir erörtern gemeinsam mit dir „wo der Schuh am meisten drückt“ und präsentieren dir im Anschluss wie eine optimale Lösung für dich und dein Unternehmen aussehen könnte. Dabei arbeiten wir eng mit unserem technischen Partner zusammen und entwickeln ständig neue Lösungen um dein Online-Buchungssystem noch besser zu machen.
Sichere dir am besten hier einen Termin für deine persönliches Online Meeting und somit den Weg zu mehr Freiheit!
Fazit!
Die Auswahl des für dich perfekten Online-Buchungssystems braucht Zeit und interne Abstimmung mit dem Team. Du musst dir im Klaren sein, was dein Budget ist, welche Funktionen du benötigst und ob dir guter Support und individuelle Beratung wichtig ist.
Um herauszufinden, ob das mytizer Online Buchungssystem für dich die richtige Lösung ist, melde dich einfach hier oder buche dir direkt deinen Beratungstermin.
Wir sind da, um zu helfen. Unser Support ist für dich da! Aktuelle Fördermöglichkeiten zur Digitalisierung findest du hier
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